O Departamento Pessoal lida com uma série de documentos obrigatórios que precisam estar sempre organizados e atualizados para evitar problemas com fiscalizações do Ministério do Trabalho, Receita Federal e órgãos previdenciários.
Muitas empresas são autuadas por falhas simples, como ausência de registros ou documentos vencidos. Por isso, manter tudo em ordem é uma prática essencial.
Veja os principais documentos que devem estar sempre atualizados no seu DP.
1. Registro de empregados
O registro deve conter dados como: data de admissão, salário, função, jornada, etc. Com o eSocial, esse controle é digital, mas ainda precisa estar completo e correto.
2. Fichas de EPI e ASO
Todo colaborador que exerce atividade com risco deve ter:
⦁ Ficha de entrega de Equipamento de Proteção Individual (EPI)
⦁ Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), tanto admissional quanto periódico
Esses documentos devem ser guardados por pelo menos 20 anos.
3. Contratos e termos assinados
Incluindo contrato de trabalho, aditivos, termos de responsabilidade, aviso de férias e demissão. Eles garantem segurança jurídica em caso de fiscalização ou reclamatória.
4. Comprovantes de pagamento e recibos
Folhas mensais assinadas ou digitais, recibos de férias, 13º, PLR, rescisão e vale-transporte devem ser arquivados de forma segura.
5. Informações do eSocial e obrigações acessórias
Certifique-se de que todas as informações enviadas ao eSocial estão corretas e de que a empresa possui controle interno sobre:
⦁ DCTFWeb
⦁ FGTS Digital
Manter os documentos atualizados é mais do que organização: é proteção legal e financeira. Um DP bem estruturado previne autuações e oferece mais segurança nas decisões.
A ARH pode ajudar sua empresa a organizar e manter toda a documentação em dia. Entre em contato conosco e saiba mais!
